Когда необходимо сдавать СЗВ-ТД: основные случаи

Сдача СЗВ-ТД (Сводной заявки-табеля рабочего времени и выплат) является важной процедурой для всех работодателей. Этот отчет содержит сведения о трудовых книжках сотрудников и используется при оформлении пенсионных прав. Вопросы о заполнении и сроках сдачи СЗВ-ТД часто возникают у кадровых специалистов и бухгалтеров.

Основные случаи, когда необходимо сдавать СЗВ-ТД, включают в себя переход на электронные книжки, увольнение сотрудника, умерших сотрудников, оформление новых книжек и изменение данных в уже существующих книжках. Все эти ситуации требуют своего образца отчета и своих сроков подачи информации. Правильное заполнение и своевременная сдача СЗВ-ТД — важные моменты для всех организаций, обеспечивающих работу пенсионного фонда и защиту прав работников.

Когда нужно сдавать СЗВ-ТД:

СЗВ-ТД подается в ПФР при наличии следующих случаев:

• При первичной подаче отчета — в случае, если ранее отчеты не сдавались.
• При изменении сведений о работниках — если произошли изменения в численности работников или их заработной плате.
• При увольнении работника или его смерти — в случае увольнения сотрудника или его смерти в течение года.
• При изменении кадровой программы — если были внесены изменения в кадровую программу организации, которая влияет на расчет средней заработной платы.

Как использовать программу СЗВ-ТД:

Для заполнения отчета СЗВ-ТД можно использовать специальную программу, предоставляемую ПФР. В программе есть возможность заполнить отчет вручную или с помощью импорта данных из других источников, таких как кадровая программа организации.

Важно заполнить отчет без ошибок, чтобы данные были корректно отражены. Для этого необходимо внимательно ознакомиться с инструкцией по заполнению отчета и образцами заполнения, которые можно найти на официальном сайте ПФР.

В случае возникновения вопросов по заполнению отчета или программе СЗВ-ТД, можно обратиться за помощью к специалистам ПФР или воспользоваться их телефонной горячей линией.

Сроки сдачи отчета СЗВ-ТД:

Отчет СЗВ-ТД необходимо сдавать в ПФР до 1 апреля следующего года, то есть после окончания отчетного года. Например, отчет за 2024 год должен быть сдан до 1 апреля 2024 года.

Если отчет не был сдан в установленный срок, организации могут быть наложены административные штрафы со стороны ПФР.

Какие изменения приняли в отчете СЗВ-ТД в 2024 году:

• Введена обязательность сдачи отчета по электронным каналам связи.
• Добавлена новая форма отчета, состоящая из 5 блоков.
• В отчете стало обязательно указывать информацию о трудовой деятельности работника в 3 последних месяцах года.
• Уволенного работника теперь необходимо отразить как отсутствующего в текущем и последующих периодах до даты его окончательного увольнения.
• Изменены некоторые поля и форматы заполнения отчета.

Примеры ошибок при заполнении отчета СЗВ-ТД:

• Неправильное заполнение поля «Среднемесячная заработная плата» — необходимо указывать только заработную плату без учета других выплат.
• Не указание уволенного работника в отчете — уволенного работника необходимо отразить в отчете как отсутствующего.
• Неправильное заполнение данных о средней численности работников — данные должны быть точными и соответствовать фактическому состоянию.
• Не использование электронных каналов связи при подаче отчета — отчеты теперь принимаются только в электронном виде.

Основные случаи сдачи отчета

Для того чтобы понять, когда необходимо сдавать СЗВ-ТД (сводную заявку в трудовом договоре), необходимо разобраться в основных случаях, когда такая сдача требуется. В данном разделе мы рассмотрим некоторые из них.

При приеме нового сотрудника

Один из основных случаев сдачи СЗВ-ТД связан с приемом нового сотрудника на работу. В данном случае работодатель обязан сдать отчет в ПФР (Пенсионный фонд России) постоянно появляющихся форм в новом образце. Для этого необходимо заполнить отчетную форму СЗВ-ТД и отправить ее в ПФР в установленные сроки.

При увольнении или переводе сотрудника на другую должность

Также отчет необходимо сдать при увольнении или переводе сотрудника на другую должность. В этом случае работодатель должен изменить форму отчета СЗВ-ТД, чтобы отразить изменения, связанные с увольнением или переводом сотрудника. Затем заполненный отчет следует отправить в ПФР.

При использовании трудовых книжек

Еще один случай, когда необходимо сдавать СЗВ-ТД, это использование трудовых книжек сотрудников. До 2024 года сведения о сотруднике отражались в СЗВ-ТД и в трудовой книжке. В связи с переходом на электронный формат, отчет в СЗВ-ТД должен быть сдан в ПФР, исключая данные о сотруднике, отражающиеся в трудовой книжке. Подача отчета осуществляется в установленные сроки, о которых сотрудник должен быть уведомлен работодателем.

При сдаче отчета по программе «ЭТК»

Сдача отчета по программе «ЭТК» также является неотъемлемой частью сдачи СЗВ-ТД. В этом случае работодатель должен ознакомиться с инструкцией по составлению отчетов, оформлению и сдаче, а также с изменениями, внесенными в программах ПФР. Правильное заполнение отчета и его отправка в ПФР в установленные сроки являются обязательными.

При допущенных ошибках в предыдущих отчетах

Если в предыдущих отчетах была допущена ошибка или отчет был сдан с нарушением сроков, необходимо сделать корректировку отчета и отправить его в ПФР. В этом случае следует обратить внимание на те нюансы, которые привели к ошибке или нарушению сроков, и исправить их.

В связи с изменением законодательства

Еще один случай, когда необходимо сдавать СЗВ-ТД, связан с изменением законодательства. Если в течение года были приняты новые законодательные акты или внесены изменения в уже существующие, и в связи с этим требуется изменить форму отчета, работодатель должен внести соответствующие корректировки и отправить отчет в ПФР.

Необходимо отметить, что данный раздел не исчерпывает все возможные случаи сдачи отчета СЗВ-ТД. Различные организации могут иметь свои особенности и требования к отчетности. Поэтому перед сдачей отчета следует тщательно ознакомиться с текущими инструкциями и новыми решениями ПФР.

Сроки сдачи отчета

Сдавать отчет необходимо в соответствии с установленными сроками. Важно знать, что за период с января по ноябрь отчет сдается ежеквартально, а за декабрь — ежегодно. Представлять отчет нужно в течение 30 календарных дней после окончания календарного квартала или года.

Какие сроки сдачи отчета:

• Отчет за первый квартал нужно сдать до 30 апреля
• Отчет за второй квартал — до 31 июля
• Отчет за третий квартал — до 31 октября
• Отчет за четвертый квартал — до 31 января следующего года
• Отчет за год — до 31 января следующего года

Какие сроки сдачи отчета после увольнения сотрудника:

При увольнении сотрудника отчет по СЗВ-ТД за последний месяц работы должен быть сдан в ПФР в течение 5 календарных дней. В случае увольнения сотрудника в последний день месяца, отчет сдается в течение 5 календарных дней после увольнения.

Какие есть нюансы в заполнении отчета:

• Отчет заполняется с использованием ЭТК (Единая трудовая книжка) или электронной формы отчета в программе, разработанной ПФР.
• Форма отчета может измениться, поэтому рекомендуется ознакомиться с инструкцией по заполнению отчета в текущем году.
• В отчете обязательно отражаются данные о заработной плате и удержанных налогах работников.
• Прием бумажных отчетов ПФР прекратился с 1 января 2024 года. Отчеты нужно представлять только в электронной форме.
• При переходе на новую форму отчета, данные, отраженные в старой форме, необходимо передать в новую форму в соответствии с новым порядком оформления.

Обязанности работодателя

Работодатель обязан проводить работу по сдаче СЗВ-ТД и отвечать на все вопросы, связанные с заполнением этого отчета. Форма отчета должна быть заполнена правильно и отправлена в установленный срок.

Если работодатель использует программу для заполнения СЗВ-ТД, то он должен убедиться, что программа отражает все необходимые изменения, внесенные Перечнем постановлений и Решениями Правления Фонда социального страхования по временной утрате трудоспособности и материнству. Если нужно, работодатель может изменить программу или использовать образец ЭТК.

Важным моментом является своевременность сдачи отчета СЗВ-ТД. Работодатель должен заполнить и отправить отчет в Фонд социального страхования в течение 30 календарных дней после окончания года отчетности, то есть до 30 апреля. В случае увольнении работника в течение года, работодатель должен сдать отчет по мере увольнения, то есть до 30 апреля года, следующего за годом увольнения. Нулевой отчет по СЗВ-ТД не подлежит сдаче.

Если работодатель не имеет постоянную связь с Фондом социального страхования по трудовым книжкам работника, отражать его трудовую деятельность следует только в электронной форме отчета (электронные трудовые книжки), при этом бумажных трудовых книжек работника не заполнять. В случае отсутствия электронных трудовых книжек работника, работодатель обязан принять все необходимые меры для их изготовления и предоставления.

Работодатель также обязан правильно заполнять форму СЗВ-ТД, включать все важные данные, отражающие состояние работы работников. Если допущена ошибка в заполнении формы или отчет был принят с ошибками, работодатель должен внести изменения и сдать исправленный отчет в установленный срок.

Содержание СЗВ-ТД

Первым шагом при заполнении СЗВ-ТД следует определить, кто должен его заполнять. Согласно Пенсионному фонду, отчет СЗВ-ТД заполняется работодателем-юридическим лицом и ИП, а также физическими лицами, у которых есть наемные работники. Если вы — юридическое лицо или ИП, то отчет нужно подавать ежемесячно, а физическим лицам, у которых есть наемные работники, — ежеквартально.

Что нужно включать в СЗВ-ТД?

• Данные о работнике — фамилию, имя, отчество, пол, дату рождения и ИНН;
• Данные о трудовом договоре — дату его заключения, номер договора и срок его действия;
• Информацию о заработной плате — заработок за отчетный период, суммы начисленных и удержанных налогов и отчислений фондов;
• Сведения о периодах, когда работник не работал, например, из-за отпуска или временной нетрудоспособности;
• Сведения о выплачиваемой пенсии и ее основаниях, если имеются.

Как заполнять СЗВ-ТД?

Заполнять СЗВ-ТД можно как в электронной, так и в бумажной форме. Если вы выбираете электронный вариант, то для этого нужно использовать специальные программы, предусмотренные Пенсионным фондом. Важно учесть, что с 2024 года допущена новая форма отчета, которая отличается от предыдущей версии. Разделение на электронные и бумажные формы необходимо для перехода на новый формат.

Если заполнять отчет в бумажной форме, следует заполнить все необходимые графы и отправить форму почтой в Пенсионный фонд. Обратите внимание на правила заполнения и наличие всех подписей и печатей.

Важные нюансы заполнения СЗВ-ТД:

• Отчет должен быть заполнен в строгом соответствии с инструкцией Пенсионного фонда;
• Если не была заключена трудовая книжка, то информация об увольнении необходима для правильного заполнения отчета;
• Если работник не был уволен, то в отчете следует указать причину такого отсутствия;
• Сроки подачи отчета зависят от вида отчетности и устанавливаются Пенсионным фондом, поэтому важно следить за обновлениями по данному вопросу;
• В случае перехода на новую программу заполнения отчета, необходимо принять участие в инструктаже. Это позволит узнать все изменения и разобраться, как правильно заполнять новый отчет.

Также стоит отметить, что данные о заработной плате работника, содержащиеся в СЗВ-ТД, должны отражаться в трудовой книжке. Поэтому при увольнении работника, следует заполнить отчет и передать его в кадровую службу для оформления данного момента.

Теперь вы знаете, что такое СЗВ-ТД и когда его нужно сдать. Заполнение отчета может потребовать определенных знаний и навыков, поэтому не стесняйтесь обратиться за помощью к специалистам или изучить детальные инструкции Пенсионного фонда.

Профессиональные ответы юридических консультантов